7 + 1 tipů jak vnést organizaci a efektivitu do své práce

Čekal vás v září po pár letech návrat zpět do zaměstnání? Nebo jste se po letech práce z domova s dětmi v zádech těšila na volné dopoledne? Ale už po prvních pár týdnech zjišťujete, že ve své práci nejste zdaleka tak efektivní, jak byste si přála? V zaměstnání se možná snažíte seznámit se nejen s novými úkoly, ale také lidmi, což znamená, že u kávy s kolegy a na obědě trávíte asi více času než by bylo žádoucí? Při práci z domova na vás zase všude vyskakují resty v podobě nevypraného prádla či neumytého nádobí? Celé roky jste se s dětmi musela učit umění „multitaskingu“. Teď si ale najednou uvědomujete, že jste prakticky ztratila schopnost pracovat soustředěně a efektivně a vlastně ani nevíte, kde a jak s tím znovu začít? Ani nevíte, jak vám rozumíme. I proto je tu dnešní článek. Věříme, že následujících 7+1 tipů, jak vnést efektivitu a organizaci do své práce, vám pomůže vrátit se znovu do správného pracovního rytmu a tempa. Nebo se ho možná konečně naučit.

1. Začněte pracovat včas

Když jsem ještě chodila do školy nebo později do zaměstnání, nedělalo mi žádný problém začít pracovat včas prakticky na minutu, vše si rozvrhnout, soustředit se a vše stihnout podle plánu. Ve chvíli, kdy jsem zůstala doma s dětmi a k péči o ně jsem po pár letech začala také pracovat, musela jsem si znovu hledat nějaký účinný systém práce. Ač jsem ale zkoušela spoustu různých cest, stejně jsem nakonec zjistila, že k efektivní práci je třeba určité sebediscipliny, dobrého plánování i časování.

Tím spíš při práci na volné noze a práci z domova. Nastavit si pravidelný začátek pracovní doby a poctivě jej dodržovat, je vlastně nezbytným základem, pokud si přejete dosáhnout nějakých smysluplných výsledků. Ale netýká se to samozřejmě jen práce z domova. Poměrně zrádným se může stát také benefit v podobě tzv. klouzavé pracovní doby. Mně samotné v nastavení takového řádu nakonec pomohla především pravidelná docházka dětí do školky či školy. Po letech práce z domova s dětmi v zádech i na nich, to pro mě byla nesmírná úleva.

Dnes začínám pracovat v 8 hodin ráno po té, co odvedu nejmladšího syna do školky. Ve dnech, kdy se ráno cestou ze školky stavuji ještě na nákup, začínám zhruba v 8,30. Díky tomu vím, že mám na práci více než 4 nerušené hodiny, ve kterých se snažím zvládnout co největší část pracovních povinností.

2. Pracujte v čistém a uklizeném prostředí

Vyběhnete ráno z domova odvést děti do školy a školky, abyste vše stihla včas, ale doma to vypadá jako po výbuchu? Sednout si po návratu domů k práci a soustředit se, když víte, že dřez přetéká špinavým nádobím, které se nevejde do myčky, protože ji od večera nikdo nevyklidil, není úplně snadné. Ale o moc snazší to nemusí být ani když chodíte do zaměstnání. Úplně stačí, že váš pracovní stůl není vidět pod nánosem dokumentů a v počítači na vás bliká zástup nepřečtených e-mailů.  Nic z toho vám na pracovní efektivitě zrovna nepřidá. Než se tedy pustíte ráno naplno do práce, můžete postupovat následovně:

  • Uspořádejte si svůj pracovní stůl či dílnu tak, aby vám bylo při práci příjemně.
  • Projděte veškerou došlou poštu (papírovou i digitální) a roztřiďte ji do příslušných složek.
  • Odpovězte na všechny potřebné e-maily.
  • Vyřiďte všechny důležité telefony.
  • Připraveno? Výborně! Pusťte se do práce.

Toto všechno by vám nemělo zabrat víc než půl hodiny (až na ten poslední bod) :). Zahájit práci hodinovým gruntováním určitě není cílem. Jak už asi tušíte, čisté a uklizené prostředí tak velmi závisí především na celkové organizaci a také na dobrém plánování a večerní přípravě, o které bude ještě řeč.

3. Plánujte své cíle a projekty

Stále pracujete, řešíte několik úkolů najednou a večer stejně máte pocit, že jste vlastně nic nestihla? Čas od času má takový den asi každý z nás. V případě, že to je ale trvalý stav, je možná načase na chvíli se zastavit a ze všeho nejdřív si říct, kam vlastně jdete. Bez jasných cílů a priorit se totiž lehce se ztratíte v množství každodenních úkolů. Proto je dobré určit si vždy nejdříve své dlouhodobé cíle a pak teprve plánovat jednotlivé dílčí úkoly, které nás k nim dovedou.

Jak na to?

  • Určete si své hlavní cíle a projekty pro následující rok.
  • Pro každý měsíc v roce si určete dílčí cíle, které vám pomohou dosáhnout vašich dlouhodobých cílů.
  • Na začátku každého týdne si naplánujte hlavní úkoly, které je třeba zvládnout (stále s ohledem na dlouhodobé plány)
  • Na konci každého dne si naplánujte dílčí úkoly na další den.
  • Na konci každého týdne i měsíce zrekapitulujte, zda se vám podařilo posunout se tím správným směrem a pokud ne, přemýšlejte o tom, co příště udělat navíc, jinak nebo co bude lepší naopak nedělat vůbec.

Sama jsem v průběhu let zjistila, že takové plánování mi pomůže snadno srovnat priority a neztrácet čas úkoly či projekty, které se zdají být na první pohled často skvělé a lákavé, ale dlouhodobě mi jen berou síly a nikam mě neposouvají. Ano, takový přístup vyžaduje určitou sebedisciplinu a čas od času také umění říct „Ne“.

4. Pijte dostatek tekutin

Stává se vám, že se zaberete do práce a pitný režim vám připomene až pocit žízně někdy okolo poledne? Úplně vám rozumím, sama s tím stále trochu bojuji. Než tedy začnu pracovat, napustím si velkou sklenici vody a postavím si ji na stůl. Jakmile ji vypiji, jdu si napustit novou. Pokud víte, že vám pitný režim dělá problém, můžete si tento „úkol“ připsat ke každodenním přípravám na práci. Pravidelný pitný režim k efektivní práci neodmyslitelně patří. S pocitem žízně a bolestí hlavy či únavou se pracuje přece jen o dost hůř.

5. Nevynechávejte oběd

Pracovala jste celé dopoledne jako šroubek? Tak si v klidu a bez výčitek dopřejte zasloužený odpočinek v podobě pauzy na oběd. A nemám teď na mysli to, že se jen přikrčíte u počítače a rychle do sebe natlačíte bagetu z kantýny. Já sama jídlo miluji a nikdy mi nedělalo žádný velký problém udělat si na něj čas. Jako přirozený předěl i odpočinek uprostřed dne, jsem jej ale začala vnímat především v době, kdy jsem byla na mateřské s dětmi.

Dnes pracuji z domova, takže někdy si uvařím či ohřeji své domácí jídlo, jindy si zajdu pro něco dobrého do místní restaurace. I tak si ale donesu oběd většinou zpět domů, abych si jej mohla v klidu a nerušeně sníst a vychutnat. Je to moje chvíle odpočinku po pracovním dopoledni a před tím, než se znovu vrátí děti domů a nastane běžný „šrumec“.  Pokud víte, že s obědy bojujete, zkuste si pro začátek určit třeba jen jeden den v týdnu, ve kterém si svůj oběd opravdu užijete a vychutnáte. Jsem přesvědčená, že brzy vám takových dní přibude daleko víc.

Photo by Mamami

6. Umění včas skončit

Myslím, že tohle je jedna z nejnáročnějších věcí na práci z domova. Vlastně nikdy nemusíte ze své práce odejít a můžete se jí věnovat neustále. A to je cesta, která k větší efektivitě rozhodně nevede.

Když jsme před lety začínaly s naším e-shopem, rychle jsme se chytly do pasti nepřetržité pracovní doby. S malými dětmi bylo těžké najít si opravdu oddělený čas na práci, a tak jsme pracovaly kdykoli to jen šlo. Nikdy úplně naplno a přitom vlastně neustále. Po pár letech takového provozu jsme byly úplně vyčerpané a musely jsme si říct konečně dost. Znovu jsme si do života vrátily víkendy, i podvečery a večery bez práce.

Dnes je situace samozřejmě o dost snazší. Děti jsou starší, dopoledne už žádné z nich není doma a my máme nerušený čas, který můžeme naplno věnovat práci. Já většinou pracuji dopoledne a pak ještě asi 2 hodiny během odpoledne. Nejpozději kolem páté odpolední ale většinou definitivně zavírám počítač a večer ho už neotvírám.

Sama jsem zjistila, že pracovat denně 12-16 hodin není vlastně žádné velké umění. Někdy to samozřejmě jinak nejde, ale život není zdaleka jen práce, ať už ji máme sebevíc rádi.

7. Příprava na nový den

Dobrá příprava je pro kvalitní a efektivní práci nezbytná. Ještě než tedy zavřete svůj počítač či vypnete šicí stroj, věnujte každý den chvíli času přípravě na další den.

  • Znovu zkontrolujte svoji e-mailovou schránku.
  • Roztřiďte e-maily do příslušných složek a odpovězte na vše potřebné.
  • Sepište si hlavní úkoly na další den a to jak ty pracovní, tak i osobní. Tři až pět hlavních úkolů je přitom víc než dost.
  • Ukliďte si svůj pracovní stůl a připravte jej nejlépe tak, abyste druhý den mohla rovnou začít pracovat.
  • Domácí práce plánujte a snažte se je zorganizovat tak, abyste ráno mohla vstávat uklizeného domova a následující den se tak v klidu mohla věnovat své práci.

8. Bonusový tip pro všechny pracující maminky na mateřské

Tenhle tip není z naší hlavy a jak už jsme psaly výše, tak ani z našich vlastních zkušeností. Tzv. Pravidlo 3×4 nebo 4×3 jsme pochytily od Dominiky, ale velmi s ním souzníme a určitě jej můžeme jen doporučit. Pracujete na částečný úvazek při mateřské či rodičovské dovolené? Nebo jste se rozhodla právě v tomto období rozjet vlastní podnikání? A je vaším dlouhodobým cílem v tom pokračovat? Potom potřebujete na svoji práci také trochu klidu a času.  A to nejlépe několikrát v týdnu několik hodin v kuse. Je samozřejmé, že to nebude hned.

Možná momentálně nemáte žádné dostupné hlídání, zatím si nevyděláváte dost, abyste si nějaké mohla platit nebo jsou děti zatím opravdu malé. Už teď ale můžete krůček po krůčku začít pracovat na tom, abyste za čas své 3×4 nebo 4×3 hodiny týdně opravdu měla. Věřte, že pracovat dlouhodobě po nocích nebo jen ve chvílích, kdy dítě spí přes den, vede jen k vyčerpání a frustraci všech zúčastněných.

I cesta je cíl

Možná máte pocit, že se zdaleka nedaří pracovat tak efektivně a dobře jak byste si představovala. Možná bojujete s pocity nedostatečnosti, protože nestíháte tolik práce, kolik byste potřebovala nebo nevyděláváte tolik peněz, kolik byste si přála a vaše okolí vám to možná ještě čas od času rádo připomene. Věřte ale, že ať už děláte cokoli (i kdyby to nakonec nevyšlo), je to vždycky lepší než nedělat nic. Cokoli se naučíte (třeba právě na mateřské dovolené), kdykoli vystoupíte ze své komfortní zóny, vždycky, když překonáte v něčem sebe sama, rostete a posouváte se dál. A pokud to vše navíc děláte při péči o malé děti, můžete na sebe být právem hrdá.

Poznámka na závěr: Během dnů, kdy vznikal tento článek si mladší dcera zlomila ruku a já jsem navíc bojovala s podzimním nachlazením, takže i přes dobrý plán to díky neplánovaným hodinám strávených v dětské nemocnici a mé únavě, s efektivitou práce moc slavně nevypadalo.  A když jsem dodělávala poslední úpravy, zrovna mi zazvonil telefon ze školky, že si mám přijít pro nemocného synka. Věřte nebo ne, mně se v tu chvíli především ulevilo, že to je jen teplota. Před očima už jsem totiž měla scénář s další návštěvou pohotovosti.

Co tím chci říct? Snažit se vnést organizace a efektivitu do své práce je určitě dobré a užitečné,  ale je nutné počítat také s tím, že život do posledního puntíku naplánovat nejde. Tím spíš, pokud máte děti.  🙂

Photo by: David Vávra

 

Chybí vaší práci systém? Pomůžeme vám s jeho nastavením.

Pracujete z domova a vaše dny jsou jeden velký chaos?  Bojujete s nastavením denní rutiny nebo s organizací domácích prací? Rády vám pomůžeme vytvořit funkční a smysluplný systém. Využijte naší  virtuální organizace.

Do kontaktního formuláře napište co vás trápí, my vám vypracujeme dotazník na míru vaší situaci a vypracujeme vám návrh řešení, které vám pomůže podívat se na svoji situaci s nadhledem a pomalu krok za krokem vnést do svého života systém a řád.

Emailový klub

Nechcete přijít o žádný z příštích článků? Chcete být informovaní včas o novinkách, které chystáme? Pak se přihlaste do našeho e-mailového klubu.  Členství v klubu vás k ničemu nezavazuje a z klubu se také můžete kdykoli zase odhlásit.

 

 

Napsat komentář

Vaše emailová adresa nebude zveřejněna. Vyžadované informace jsou označeny *

Tato stránka používá Akismet k omezení spamu. Podívejte se, jak vaše data z komentářů zpracováváme..